ব্যতিক্রমী কিছু ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট টুল

বর্তমানে আমাদের সবার জন্যই ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনা টুলগুলো জরুরি হয়ে দাঁড়িয়েছে। এগুলো আমাদের উপাত্ত ও নথিপত্রকে নিরাপদ ও সহজে ব্যবহারযোগ্য রাখতে সহায়তা করে। এছাড়াও এগুলোর সাহায্যে আমরা একে অপরের সাথে সহযোগিতার ভিত্তিতে ডকুমেন্ট তৈরি ও রক্ষণাবেক্ষণ করতে পারি। এই লেখায় সময়ে সেরা কয়েকটি ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনা টুল সম্বন্ধে জানব যেগুলো নানা কারণে ব্যতিক্রমী বৈশিষ্ট্য ধারণ করে।

১। জোহো ডকস (Zoho Docs)

Zoho-Docs

 

জোহো ডকস এমন একটি ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনা টুল যেটি আমাদের সমস্ত ফাইলকে নিরাপদে সংরক্ষন করতে সাহায্য করে। এটি ক্লাউড পদ্ধতি ব্যবহর করে আমাদের ডকুমেন্টগুলোকে সহজে ব্যবহারযোগ্য করে তোলে, এবং আমরা দ্রুত এগুলো সহকর্মীসহ অন্যদের সাথে শেয়ার করতে পারি। এটি পায় যে কোনো ডিভাইসের সাথেই কমপ্যাটিবল এবং ফাইলগুলোকে এমনকি অফলাইনেও অ্যাকসেস করা যেতে পারে। ফাইল সহজে খুঁজে বের করা যায় এবং জোহো ডকস-এর অ্যাডমিন কন্ট্রোলও খুবই চমৎকার, কাজেই আপনি আপনার পছন্দমত উপায়ে এগুলোর ওপর নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখতে পারেন।

২। লজিক্যালডক (LogicalDOC)

LogicalDOC bd

এটি এমন একটি টুল যেটি আপনাকে আপনার সহকর্মীদের সাথে যৌথভাবে কাজ করতে দেয়ার পাশাপাশি আপনার বিজনেস ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনা ও নিজের চাহিদামত ডকুমেন্ট অত্যন্ত দ্রুত অনুসন্ধান করে বের করতে পারেন। ক্লাউড টেকনোলজির সুবাদে ডাটা থাকে নিরাপদ এবং আপনার কম্পিউটারে কোনো বিপত্তি ঘটলেও আপনার কোনো ডাটাই মুছে যাবে না। আপনি যাকে চান তার মাধ্যমেই ডকুমেন্ট অ্যাকসেস করাতে পারবেন। এছাড়াও এটি ব্যবহার করার জন্য কোনো প্রশিক্ষণের দরকার হয় না কারণ এর ব্যবহার খুবই সহজ। এখানে ফাইল ড্রপ অ্যান্ড ড্র্যাগ করার মাধ্যমেই কাজ চালাতে পারবেন।

৩। ড্রপবক্স (Dropbox)

ড্রপবক্স এ সময়ের সবচেয়ে জনপ্রিয় ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনা টুলগুলোর একটি। এটি অত্যন্ত নির্ভরযোগ্য একটি টুল যেখানে আপনার ফাইলগুলো ড্রপ এবং সংরক্ষণ করতে পারবেন এবং এভাবেই যে কোনো স্থান থেকেই সেগুলোতে অ্যাকসেস নেয়া সম্ভব হবে। এতে আছে অগ্রসর পর্যায়ের নিরাপত্তা ব্যবস্থা যার সুবাদে ডকুমেন্ট থাকবে নিরাপদ এবং ডাটাগুলোও আপনার ব্যক্তিগত নিয়ন্ত্রনে রাখা সম্ভব হবে। এতে আছে প্রচুর পরিমাণে স্পেস এবং একটি টিমে সব সদস্য একটি ডকুমেন্টের ওপর সহজে ‘কোলাবরেট’ করতে পারবে। ইয়াহু এবং ন্যাশনাল জিওগ্রাফিক-এর মত প্রতিষ্ঠানগুলো তাদের কাজে এটি ব্যবহার করছে।

৪। ডিজিটাল ড্রয়ার (Digital Drawer)

Digital-Drawer-tool

ডিজিটচাল ড্রয়ারও এ সময়ের একটি পরীক্ষিত ডকমেন্ট ব্যবস্থাপনা টুল যেটি আপনার নথি সংক্রান্ত নানা ধরনের চাহিদা মেটাতে সাহায্য করবে। নানা ধরনের প্রতিষ্ঠানের জন্য এটি খুবই কার্যকর একটি টুল হিসেবে বিবেচিত। এটি একটি on-premise সফটওয়্যার, ফলে আপনার ফাইলগুলো থাকবে পরিপূর্ণভাবে নিরাপদ। এটির ব্যবহার সহজ এবং এর সাহায্যে আপনি একইসাথে একাধিক ডকুমেন্ট আপলোড করতে পারবেন। এছাড়াও ডকমেন্টগুলো ক্লাউডে ব্যাকআপ নেয়া যাবে, কাজেই আপনি যে আপনার কোনো ফাইল হারাবেন না সেটি নিশ্চিত।

৫। টেমপ্লেফাই (Templafy)

Templafy tool

এই টুলটি ব্যবহার করে নিজের ও নিজ টিমের উৎপাদনশীলতা বাড়াতে পারবেন বহুগুণ। এটি সহজে ব্যবহারযোগ্য এবং শেয়ার করার উপযোগী একটি চমৎকার টুল যেটির সাহায্যে আপনার সমস্ত প্রেজেন্টেশন ও ইমেইলসহ সকল ডকুমেন্টকে রাখতে পারবেন সিকিউরড। Ikea এবং Pandora-র মত বিশ্বখ্যাত কিছু প্রতিষ্ঠান এই টুলটি ব্যবহার করছে তাদের সমস্ত ডকুমেন্টে নিরাপদ অ্যাকসেস নেয়ার জন্য। এই টুলটি ব্যবহার করে একাধিক ব্যক্তি বিভিন্ন অবস্থান থেকে যৌথভাবে কাজ করতে এবং অনলাইনে ডকুমেন্ট এডিট করতে পারে।

৬। ওয়ানহাব (Onehub)

Onehub

সময়ের সেরা ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনা টুলগুলোর একটি ওয়ানহাব। এর সাহায্যে ক্লাউড প্রযুক্তি ব্যবহার করে আপনার ফাইলগুলো শেয়ার এবং সংরক্ষণ করতে পারবেন। এছাড়াও এর সাহায্যে শেয়ারিং ও কন্ট্রোল ফিচার ব্যবহার করে নথি ব্যবস্থাপনার কাজকে করে তুলতে পারবেন কার্যকর। কে আপনার ফাইলে কোন কোন কাজ করতে পারবে তা নির্ধারণ করার মাধ্যমে আপনার ফাইলগুলোকে রাখতে পারবেন নিরাপদ।

 

সিনিউজভয়েস//ডেস্ক/
Please Share This Post.